Työnantajan velvollisuudet ja HR

työnantajan velvollisuudet 3

Työnantajan velvollisuudet ja HR

Työnantajan velvollisuudet ovat työnantajalle laissa säädettyjä velvollisuuksia, joiden mukaisesti työnantajan on järjestettävä yrityksen työsuhteet ja -olosuhteet. Näitä velvollisuuksia ovat mm. palkan sivukulujen maksaminen, työaikakirjanpidon järjestäminen, työturvallisuudesta huolehtiminen, työterveyshuollon järjestäminen ja työntekijöiden henkilötietojen asianmukainen käsittely.

Jos sinusta tuntuu, että kukaan ei ole kertonut mitä kaikkea sinun pitäisi työnantajana huomioida tai jos vain haluat varmistaa, että olet huomioinut oleellisen, tämä sivu on sinua varten. Tältä sivulta löydät kaiken keskeisen työntekijöihin, työsuhteeseen ja siitä johtuviin velvoitteisiin liittyvän tiedon.

Henkilöstöstä huolehtiminen kannattaa

Henkilöstö on asiantuntijayrityksen tärkein voimavara. Henkilöstöstä huolehtiminen, etujen tarjoaminen, työpanoksesta sopiminen, palkitseminen, sitouttaminen, kehittäminen ja poikkeustilanteissa tukeminen ovat toimia, joita yrityksen tulee jatkuvasti kehittää.

happy-onnellinen-työ-työntekjiä

Miksi henkilöstöä koskeviin ohjeistuksiin ja prosesseihin kannattaa panostaa?

  1. Henkilöstöohjelmat ovat kasvavalle yritykselle välttämättömiä.
  2. Henkilöstöohjelmat ovat vakuutus poikkeustilanteita varten.
  3. Henkilöstön kanssa tehdyt sopimukset dokumentoivat yrityksen kulttuurin yhteiseksi pelisäännöiksi. Tällöin työntekijöiden ja yritysjohdon ei tarvitse arvailla tai keksiä, miten uudessa tilanteessa toimitaan.
  4. Laki edellyttää, että yritys hoitaa lakisääteiset velvollisuutensa kuntoon. Yritysjohto voi joutua henkilökohtaisesti vastuuseen laiminlyönneistä.

Työnantajaksi ryhtyminen ja sellaisena toimiminen ovat aivan eri asioita kuin yrittäjänä toimiminen yksin. Työnantajan tulee huolehtia työntekijöistään, mistä seuraa useita erilaisia velvoitteita. Jokaisen työnantajan tulee tietää ainakin nämä 5 asiaa.

Henkilöstöä koskevan ohjeistuksen kehittäminen on jatkuva prosessi. Työnantajan velvollisuudet voi toteuttaa pakon sanelemana, pikkuhiljaa suunnitelmallisesti tai projektina kerralla kuntoon vuosiksi eteenpäin.

Palkkaaminen ja perehdyttäminen

Oikeiden työntekijöiden löytäminen on jokaisen yrittäjän ja yrityksen prioriteetti numero yksi. Palkatessa kannattaa muistaa, että työnantajalle työntekijästä koituvat kulut ovat palkasta maksettavien sivukulujen ja sairauspoissaolojen vuoksi suuremmat kuin työntekijän bruttopalkka. Arvioitaessa työntekijän palkkaamisesta työnantajalle aiheutuvia todellisia kustannuksia hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää työntekijän bruttopalkan eli nimellispalkan kertomista 1,75:llä.

Palkkaamisen kustannuksiin on mahdollista saada myös tukea. Palkkatuella voi palkata työttömiä työnhakijoita, minkä lisäksi useat kaupungit tarjoavat omia tukiaan (ks. esim. Helsinki-lisä).

Perehdyttäminen

Perehdyttäminen on työnantajan lakisääteinen velvollisuus varmistua siitä, että uusi työntekijä saa riittävät tiedot työstä, työpaikan työolosuhteista ja mahdollisista haitta- ja vaaratekijöistä, työ- ja tuotantomenetelmistä, työvälineistä ja niiden oikeasta käytöstä sekä turvallisista työtavoista.

Työnantajan velvollisuuksista perehdyttämiseen liittyen säädetään työturvallisuuslain 14 §:ssä. Lakisääteisesti kyse onkin ennen kaikkea työn turvallisuuteen liittyvästä velvoitteesta, vaikka tavallisesti perehdyttäminen ymmärretäänkin koko siksi prosessiksi, jonka uusi työntekijä käy läpi ja jonka aikana hän oppii tuntemaan uuden työpaikkansa työskentelytavat, ohjelmistot ja kollegat.

Työsopimus

Työnantaja ja työntekijä sopivat työnteosta työsopimuksella. Hyvä työsopimus on

  1. kirjallinen,
  2. siinä on sovittu työsuhteen keskeisistä ehdoista, ja
  3. siinä on otettu huomioon alalla mahdollisesti noudatettava yleissitova työehtosopimus.

Voit katsoa täältä, noudatetaanko alallasi yleissitovaa työehtosopimusta.

Työsopimus voi olla voimassa toistaiseksi tai määräajan. Työnantajan velvollisuus on kuitenkin tehdä työntekijän kanssa toistaiseksi voimassaoleva työsopimus aina kun mahdollista. Saat tehdä määräaikaisen sopimuksen työntekijällesi, jos sinulla on tähän peruste.

Työsopimus voi olla kokoaikainen tai osa-aikainen. Osa-aikaisiksi sopimuksiksi luetaan myös ns. ”nollatuntisopimus” ja sopimus, jonka mukaan työntekijä on ”tarvittaessa töihin kutsuttava”. Näiden ero on siinä, että jos työntekijä on ”tarvittaessa töihin kutsuttava”, hänellä on myös oikeus kieltäytyä tarjotusta työvuorosta, kun taas nollatuntisopimuksessa työntekijällä ei tätä oikeutta ole. Nollatuntisopimusten laillisuus on viime aikoina puhuttanut, mutta nollatuntisopimuskin on laillinen ja se voi olla käyttökelpoinen väline tietyissä tilanteissa. Eri asia on, että joissain työehtosopimuksissa nollatuntisopimukset on voitu kieltää kokonaan tai niille on asetettu lakia tiukempia edellytyksiä.

Koeaika

Koeaika on työsuhteen alussa oleva, enintään 6 kk mittainen jakso, jonka aikana työnantaja voi arvioida työntekijän, ja työntekijä työpaikan sopivuutta itselleen. Koeajalla työsuhteen purkaminen on molemmille osapuolille helpompaa kuin koeajan jälkeen. Koeajan tarkoituksena onkin helpottaa paitsi oikean työntekijän (työnantaja), myös oikean työpaikan (työntekijä) löytämistä.

Koeaika voi nykyään olla enintään 6 kk, mutta määräaikaisissa työsopimuksissa enintään puolet työsuhteen kestosta. Esimerkiksi 8 kk mittaiseen määräaikaiseen työsopimukseen voi siis ottaa enintään 4 kk mittaisen koeajan.

Kuten todettu, koeajalla työsuhteen purkaminen on helpompaa kuin koeajan päättymisen jälkeen. Usean työnantajan mielissä termi ”koeaikapurku” tarkoittaakin sellaista työsuhteen päättämistä, jota ei tarvitse perustella mitenkään. On kuitenkin hyvä muistaa, että aivan näinkään asia ei ole, eikä työsopimusta saa koeajallakaan purkaa koeajan tarkoitukseen nähden epäasiallisilla tai syrjivillä perusteilla.

Irtisanominen

Työntekijän irtisanominen on menettely, jolla työnantaja päättää työntekijän työsuhteen joko yritykseen liittyvistä syistä (tuotannos-taloudelliset syyt), tai työntekijään liittyvistä syistä (henkilökohtaiset syyt).

Joskus työntekijä ei tunnu suoriutuvan työtehtävistään, vaikka työnantaja koittaa tukea häntä ja järjestää hänelle tarpeellista koulutusta. Työntekijän irtisanominen alisuoriutumisen perusteella vaatii kuitenkin harkintaa ja siinä on hyvä tietää mitä tekee.

Työaika ja liukuva työaika

Työsopimuksessa tulee sopia työntekijän työajasta. Työnantaja on velvollinen pitämään työntekijän työajasta työaikakirjanpitoa.

Liukuvan työajan ja työaikapankin avulla työnantaja ja työntekijä voivat sopia työajan järjestelyistä joustavasti. Erilaisia liukuvan työajan malleja on useita ja niitä pystyy helposti räätälöimään juuri omaan yritykseen sopivaksi. Työnantajan kannattaa myös varmistua siitä, miten liukuva työaika ja työaikapankki pelaavat yhteen lisä- ja ylitöiden kanssa, ettei myöhemmin tule ikäviä yllätyksiä ylityökorvausten muodossa.

Etätyöt ja etätyösopimus

Etätyö on työntekijän oikeus tehdä työtä ennakkoon sovituilla ehdoilla työpaikan ulkopuolella. Etätyömahdollisuus auttaa työn ja siviilielämän yhteensovittamisessa. Etätöiden tekemisestä on kuitenkin hyvä sopia tai vähintään ohjeistaa koko työpaikan tasolla. Työnantajan velvollisuutena on huolehtia esim. työturvallisuuden toteutumisesta myös etätöissä.

work-home-etätyö-koti-työ

Työsuojelu ja työturvallisuus

Työturvallisuus on työnantajan vastuulla. Työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus varmistua siitä, että työpaikka on työntekijöille paitsi fyysisesti, myös sosiaalisesti turvallinen paikka. Työpaikan turvallisuudesta säädetään työturvallisuuslaissa.

Fyysinen turvallisuus tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työpaikalla ei ole vaaraa putoavista tai kaatuvista esineistä, työpaikan laitteet ja koneet ovat turvallisia käyttää, siellä ei ole biologisia tai kemiallisia haittoja (esim. hometta tai liuotinhuuruja), työpaikka on siisti ja hyvin valaistu ja että työpisteiden ergonomia on kunnossa. Tätä varten työnantajan on tehtävä työpaikalla vaarojen arviointi.

Sosiaalinen turvallisuus puolestaan pitää sisällään esimerkiksi sen, että työnantaja ehkäisee ja puuttuu asianmukaisesti kaikenlaiseen kiusaamiseen, väkivallan uhkaan, syrjintään, häirintään ja epäasialliseen kohteluun sekä päihteiden ongelmakäyttöön.

Työnantajan velvollisuudet pitävät sisällään useita erilaisia lakisääteisiä ohjelmia ja asiakirjoja. Olemme keränneet näistä sinua varten listauksen, joka helpottaa työnantajavelvoitteiden taklaamisessa. Laskimme myös, paljonko kaikkien lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen maksaisi. Jos sinua kiinnostaa työnantajan lakisääteisten velvoitteiden kuntoon laittaminen kerralla ja kohtuuhintaan, katso tuotteistettu palvelumme.

Työnantajan tulee nimittää työsuojelupäällikkö valvomaan työturvallisuuden toteutumista ja kehittämistä. Pk-yrityksissä työsuojelupäällikkö on yleensä yrittäjä tai toimitusjohtaja itse. Jos yrityksessä on vähintään 10 työntekijää, tulee työntekijöiden lisäksi valita keskuudestaan työsuojeluvaltuutettu.

Työsuojelun toimintaohjelma

Työsuojelun toimintaohjelma on työnantajan laatima suunnitelma siitä, miten työnantaja aikoo edistää työpaikan turvallisuutta ja terveellisyyttä sekä ylläpitää työntekijöiden työkykyä. Työsuojelun toimintaohjelman on katettava työolojen kehittämistarpeet ja työympäristöön liittyvien tekijöiden vaikutukset.

Jokaisen työnantajana toimivan yrityksen on laadittava työsuojelun toimintaohjelma. Osana työsuojelun toimintaohjelmaa työnantajan tulisi järjestää henkilöstölleen työterveyskysely.

työnantajan velvollisuudet

Sairastelu ja työterveyshuolto

Työterveyshuolto on lain määrittelemä työnantajan velvollisuus. Työterveyshuollon sisältö on varsin suppea. Laki asettaa pakolliseksi ainoastaan ennaltaehkäisevän työterveyshuollon ja erilaisiin poikkeustilanteisiin reagoimisen. Lakisääteisesti työnantajan tulee tarjota työpaikan terveysvaikutuksista tehtävät selvitykset ja työntekijän työkyvystä annettavien erilaisten lausuntojen antamisen.

Nykyisin on vakiintunut malli, jossa työnantaja tarjoaa työntekijöilleen myös työterveyslääkärikäynnit tämän sairastuessa. Tämä malli on laajempi kuin mitä laki velvoittaa. Huomaa kuitenkin, että saatat erottua työnantajana negatiivisesti, jos tarjoat työntekijöillesi vain minimimuotoisen työterveyden.

Työterveys maksaa työnantajalle n. 300 eurosta ylöspäin vuodessa jokaista työntekijää kohden. Tämä tarkoittaa siis minimitason lakisääteistä työterveyshuoltoa. Tämän päälle tulevat maksut sen mukaan, miten paljon työntekijät käyttävät työterveyspalveluja. Yhden työterveyslääkärikäynnin hinta on karkeasti noin 100 euroa. Työnantaja voi vaikuttaa kokonaisukustannuksiin päättämällä siitä, miten laaja palvelupaketti työterveyteen kuuluu.

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma on työnantajan suunnitelma työterveyshuollon yleisistä tavoitteista, selvitys työpaikan olosuhteisiin perustuvista työterveyshuollon tarpeista sekä niistä johtuvista toimenpiteistä. Työnantajan on tarkistettava työterveyshuollon toimintasuunnitelma vuosittain.

Käytännössä työterveyshuollon toimintasuunnitelman laatii yleensä työterveyshuollon palveluntarjoaja yhdessä työnantajan kanssa osana työterveyshuollon palvelupakettia. Työterveyshuollon toimintaohjelma voidaan yhdistää edellä mainittuun työsuojelun toimintaohjelmaan.

Yhdenvertaisuus ja tasa-arvo työelämässä

Syrjintä työelämässä on kielletty. Tämä ei luonnollisestikaan tarkoita, että työnantajan olisi kohdeltava kaikkia työntekijöitä täysin samalla tavalla, vaan syrjintä tarkoittaa nimenomaan epäasiallisin perustein tapahtuvaa erilaista kohtelua. Mitkä sitten ovat epäasiallisia perusteita erilaiseen kohteluun?

Epäasiallinen peruste erilaiseen kohteluun on ensinnäkin sukupuoli. Tästä syystä naisten ja miesten tasa-arvosta erityisesti työelämässä on säädetty oma lakikin.

diversity-yhdenvertaisuus

Yhdenvertaisuuslaki käsittelee muita epäasiallisia syrjintäperusteita. Tällaisia ovat mm. ikä, alkuperä, kansalaisuus, kieli, uskonto, vakaumus, mielipide, poliittinen toiminta ammattiyhdistystoiminta, perhesuhteet, terveydentila, vammaisuus ja seksuaalinen suuntautuminen.

On kuitenkin hyvä huomata, että edellä oleva listaus ei ole absoluuttinen kielto, vaan työnantaja saa esimerkiksi edellyttää työntekijöiltään tietyn kielen tai kielten hallintaa, kunhan se on työtehtävien kannalta perusteltua. Henkilön ulkonäköön perustuva erilainen kohtelu on pääsääntöisesti kiellettyä syrjintää, mutta tietyissä tilanteissa esimerkiksi näkyvät tatuoinnit voivat olla hyväksyttävä peruste erilaiseen kohteluun. Samoin uskonto voi olla hyväksyttävä syy esimerkiksi uskonnollisen yhdyskunnan pappisvirkoja täytettäessä. Oleellista on erottaa hyväksyttävät perusteet kielletyistä perusteista.

Työnantajan, jonka palveluksessa on vähintään 30 työntekijää, on laadittava yhdenvertaisuussuunnitelma ja tasa-arvosuunnitelma yhdenvertaisuuden ja tasa-arvon varmistamiseksi työpaikalla. Käytännössä nämä suunnitelmat kannattaa usein laatia yhdessä ja yhdistää.

Työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötiedot

Työntekijän henkilötiedot (esim. yhteystiedot, tilinumero) on suojattava henkilötietoja koskevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely on työsuhteessa tarpeen työsopimuksesta ja työelämää koskevasta lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi, kuten palkan maksamiseksi ja työaikakirjanpidon järjestämiseksi. Käsittelyperusteita ovat tällöin sopimus ja lakisääteinen velvoite.

Työnantajan velvollisuudet kattavat näin ollen myös esimerkiksi sen, että työnantaja informoi oikealla tavalla työntekijöitä ja työnhakijoita heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Työntekijöiden sähköpostit

Työntekijöiden yksityisyyteen liittyy myös kysymys työntekijöiden sähköposteista. Saako työnantaja lukea työntekijöiden työsähköpostia?

Työntekijän sähköpostien lukeminen on sallittua, mutta vain poikkeustapauksissa ja tietyin edellytyksin. Työnantajan on esimerkiksi huolehdittava, että työntekijöillä on mahdollisuus (ja osaaminen) ottaa käyttöön sähköpostin edelleenlähetystoiminto.

Yksinkertaisin tapa varmistaa, että työnantaja voi tarvittaessa päästä käsiksi työntekijöidensä sähköposteihin, on laatia yritykselle sähköpostiohjesääntö.

Työsuojelutarkastus – työelämää koskevien lakien noudattamisen valvonta työpaikoilla

Työsuojelutarkastus on viranomaisen suorittama tarkastus siitä, että työnantajan velvollisuudet on otettu yrityksessä huomioon ja että työnantaja noudattaa työelämää koskevia, erityisesti työaikaa sekä työturvallisuutta ja työterveyttä koskevia lakeja.

Työsuojeluviranomainen valikoi tarkastettavat yritykset joko arvalla tai se tekee kohdennetun tarkastuksen yritykseen, josta sille on kanneltu. Viranomaisella on usein ”teemavuosia”, mikä tarkoittaa, että yhtenä vuonna tarkastusten kohteeksi saatetaan ottaa pankit ja muut finanssialan yritykset ja toisena vuonna parturi-kampaamot ja hierojat.

Jos saat ilmoituksen yritykseesi tehtävästä työsuojelutarkastuksesta, ei syytä huoleen. Ellet ole ilmeisen tietoisesti laiminlyönyt työnantajavelvoitteitasi, yritystäsi tuskin sakotetaan. Todennäköisemmin tarkastaja antaa yrityksellesi korjauskehotuksen havaituista puutteista. Sinulla on myös aikaa laittaa asiat kuntoon ennen tarkastusta.

Yhteistoimintalakia noudatetaan yli 20 työntekijän yrityksissä – työnantajan velvollisuudet lisääntyvät

Yrityksen kasvaessa yli 20 työntekijän, sen tulee alkaa noudattaa lakia yhteistoiminnasta yrityksissä, eli yhteistoimintalakia. Yhteistoimintalain soveltumisen myötä lisääntyvät myös työnantajan velvollisuudet. Yhteistoimintalaista seuraa mm. velvollisuus laatia henkilöstö- ja koulutussuunnitelma.

Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma

Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma on työnantajan yhteistoimintaneuvotteluissa yhdessä henkilöstön kanssa vuosittain laatima suunnitelma työntekijöiden ammatillisen osaamisen ylläpitämiseksi ja edistämiseksi. Tarkoitus on luoda yhdessä henkilöstön kanssa sellaiset henkilöstö- ja koulutuspolitiikan suuntaviivat, jota noudattamalla yritys varmistaa, että sen työntekijät ovat ammatillisesti ja osaamistasoltaan tehtäviensä tasalla.

Henkilöstö- ja koulutussuunnitelman laatiminen kannattaa. Yritys, jolla on yhteistoimintalain mukainen koulutussuunnitelma ja joka kouluttaa työntekijöitään sen mukaisesti, on oikeutettu verovähennyksiin (ns. koulutusvähennys).

Lopuksi

Olemme auttaneet kymmeniä yrityksiä hoitamaan lakisääteiset työnantajan velvollisuudet ja HR-velvoitteet priimakuntoon. Olipa kyse sitten oman alasi TES:n huomioivasta työsopimuksesta taikka työnantajan HR-velvoitteet kokonaisuudessaan taklaavasta HR-paketista, me voimme auttaa sinua. Tässä yksi tarina onnistumisistammetässä toinen.

Kokonaisvaltaisesta työnantajan HR-paketistamme löydät lisää tietoa täältä: verkkolakimies.net.

työnantajan velvollisuudet