Työsuojelutarkastus – sain ilmoituksen, mitä nyt?

Työsuojelutarkastus – sain ilmoituksen, mitä nyt?

Työsuojelutarkastus on viranomaisen toimittama katselmus, jossa tarkastava viranomainen selvittää miten työpaikalla on järjestetty lakisääteiset velvollisuudet. Työsuojelutarkastus kohdistuu kymmeniin tuhansiin työpaikkoihin joka vuosi. Lue miten työsuojelutarkastukseen tulee varautua, mitä tarkastuksissa tapahtuu ja miten työsuojelutarkastuksesta selviää kunnialla.

Voit myös ottaa palvelumme käyttöön ja saat työpaikkasi työsuojelupuitteet kuntoon jopa viikossa.

Miksi työsuosuojelutarkastus tehdään?

Etenkin pienyrittäjällä saattaa helposti herätä kysymys: miksi työsuojelutarkastus tehdään juuri minun yritykseeni? Olenko tehnyt jotain väärin?

Vastaus on: tuskin. Mikäli taas olet tehnyt jotain väärin, tiedät sen luultavasti itsekin.

Edellä sanottu kiteyttää ne kaksi periaatetta, joilla yrityksiä valikoidaan työsuojelutarkastuksen kohteeksi. Kyseessä on joko rutiinitarkastus, tai sitten joku yrityksessä on “kannellut” työsuojeluviranomaiselle kokemastaan puutteesta.

Rutiinitarkastuksia suoritetaan työsuojeluviranomaiselle tehdyistä ilmoituksista riippumatta. Työsuojeluviranomaisella on usein “teemavuosia”, mikä tarkoittaa, että yhtenä vuonna tarkastusten kohteeksi saatetaan ottaa pankit ja muut finanssialan yritykset ja toisena vuonna parturi-kampaamot ja hierojat. Tänä vuonna saattaa siis yksinkertaisesti olla sinun toimialasi vuoro.

Työsuojelutarkastuksista vain hyvin pieni osa tehdään työntekijän ilmoituksen perusteella.

Mikä työsuojelutarkastus on? – Työsuojelutarkastus ja AVI

Työsuojelun valvonta työpaikoilla on Suomessa 6 aluehallintoviraston (AVI) vastuulla. AVI:t ovat lain tarkoittamia työsuojeluviranomaisia ja niiden osana toimiva työsuojeluhallinto hoitaa käytännön valvonnan. Valvontaa suoritetaan tekemällä työpaikoille tarkastuksia.

Työsuojelutarkastus voi olla luonteeltaan yleinen tai kohdennettu. Yleisluontoisessa tarkastuksessa työsuojelutarkastaja tarkastaa, että työpaikalla noudatetaan mm. työsuhdetta, työaikaa, työterveyttä, työturvallisuutta ja yhdenvertaisuutta koskevia säännöksiä.

“Työsuojelutarkastaja tarkastaa, että työpaikalla noudatetaan mm. työsuhdetta, työaikaa, työterveyttä, työturvallisuutta ja yhdenvertaisuutta koskevia säännöksiä.”

Kohdennetussa tarkastuksessa tarkastuksen kohteena on jokin tietty osa-alue, kuten esimerkiksi ohjelmistoyrityksen työaikakirjanpito taikka kuljetusyrityksen kuljetuskaluston turvallisuus.

Tarkastuksesta ilmoitetaan yleensä etukäteen. Yrityksellä on tällöin aikaa varautua tarkastukseen ja saattaa tarvittaessa asiakirjansa kuntoon.

Työsuojelutarkastus voidaan tehdä myös ennalta ilmoittamatta, milloin se on valvonnan kannalta tarpeellista. Näin voi olla, mikäli työsuojeluviranomaisella on syytä epäillä, että ilmoittamalla tarkastuksesta etukäteen se ei saa todenmukaista käsitystä työpaikalla oikeasti noudatettavista käytännöistä.

Silloin kun tarkastuksesta ilmoitetaan etukäteen, työnantajalle toimitetaan myös lista niistä dokumenteista, jotka työsuojelutarkastaja haluaa nähdä.

Mitä työsuojelutarkastuksessa tapahtuu?

Työsuojelutarkastaja saapuu työpaikallesi sovittuna ajankohtana. Keitätte kahvit, istutte alas ja tarkastaja ryhtyy käymään läpi kokoamiasi asiakirjoja.

Yleisluontoinen työsuojelutarkastus on hyvin kokonaisvaltainen ja henkilöstön määrästä riippuen yrityksesi tulee varautua esittämään mm. seuraavat dokumentit:

1. Työsopimus
2. Etätyösopimus
3. Liukuvan työajan sopimus
4. Työaikakirjanpito ja siitä annettu ohjeistus
5. Henkilöstösuunnitema
6. Koulutussuunnitelma
7. Perehdyttämissuunnitelma
8. Työsuojelun toimintaohjelma
9. Sopimus työterveyden järjestämisestä ja työterveysohjeet
10. Todistus lakisääteisistä vakuutuksista
11. Vaarojen arviointi (työturvallisuus- ja työterveysriskit)
12. Päihdeohjelma ja ohjeet puheeksiotosta
13. Sähköpostiohjeistus
14. Ohjelma häirinnän ja epäasiallisen kohtelun vähentämiseksi
15. Väkivalta- ja uhkatilanneohje
16. Yhdenvertaisuussuunnitelma
17. Varhaisen välittämisen malli
18. Suojelusuunnitelma
19. Pakollinen esilläpidettävä lainsäädäntö
20. Työsuhderekisterin rekisteriseloste
21. Dokumentaatio yhteistoimintamenettelystä, jolla nämä ohjelmat ja asiakirja on työpaikalla saatettu voimaan yhdessä työntekijöiden kanssa

Miksi työsuojelutarkastus ei mene läpi – kokemuksia

Työaika

Kokemuksemme mukaan työantajan toimialasta riippumatta, mutta etenkin toimihenkilöaloilla ylivoimaisesti eniten sanomista seuraa työajan järjestelyistä. Yrityksessä voidaan esimerkiksi käyttää liukuvaa työaikaa, mutta järjestely ei ole lainmukainen liian suurien saldomaksimien tai muun syyn takia.

Tyypillinen ongelma on työaikapankit, joihin työntekijät haluaisivat kerryttää enemmän saldoa kuin laki sallii voidakseen pitää pidempiä yhtäjaksoisia lomia. Työaikalain säännökset eivät kuitenkaan ole tahdonvaltaisia eikä niistä voida sopia laista poiketen edes työntekijöiden suostumuksella ja aloitteesta.

Lisäksi työajan seurannassa ja säännönmukaisen työajan sekä lisä- ja ylityön erottelussa on usein puutteita.

Vaarojen arviointi

Vaarojen arviointi voi helposti jäädä tekemättä etenkin toimihenkilöaloilla. Toimistotyö on luonteensa vuoksi sellaista, että työnantajalle ei välttämättä aivan heti mieleen huolehtia työntekijöillensä sattuvista tapaturmista kuten putoamisesta, kaatumisesta taikka päälle putoavista esineistä kuten vaikkapa rakennustyömailla.

Oikein toteutettu vaarojen arviointi sisältää kuitenkin paljon muutakin kuin mainitut tapaturmariskit, kuten esimerkiksi työntekijöiden henkisen kuormituksen arvioinnin sekä huonosta sisäilmasta, siisteydestä, järjestyksestä taikka työasennoista työntekijöille aiheutuvat riskit.

Huolimatta siitä, että työterveyshuolto tekee useita edellä mainittuja asioita sisältävän työpaikkaselvityksen, tulee työnantajan tehdä tämän lisäksi oman vaarojen arviointinsa.

Yhdenvertaisuussuunitelma

Viimeistään 1.1.2017 lähtien yli 30 hengen yrityksissä on tullut olla yhdenvertaisuussuunnitelma. Mikäli yritykselläsi ei sellaista vielä ole, on nyt viimeistään aika laittaa tämä asia kuntoon.

“Tiesitkö, että yrityksesi voi säästää satoja euroja per työntekijä hakemalla koulutusvähennyksiä?”

Koulutussuunnitelma

Tästä ei työsuojelutarkastaja huomauta, mutta tiesitkö, että yrityksesi voi säästää satoja euroja per työntekijä hakemalla koulutusvähennyksiä? Koulutusvähennysten saamiseksi yrityksesi tarvitsee kunnollisen koulutussuunnitelman, jonka on sisällettävä mm. suunnitellut koulutukset, niiden toteuttamisajankohdat sekä koulutukseen osallistumisen seurannan.

Entä jos työsuojelutarkastus ei mene läpi? – Tarkastuskertomus ja pakkokeinot

Työsuojelutarkastus päättyy kun tarkastaja on päässyt tarkastuslistansa läpi ja kirjannut ylös tekemänsä havainnot ja mahdolliset puutteet. Ei kuitenkaan huolta, sinua tai yritystäsi ei sakoteta, vaikka yritykselläsi ei olisikaan kaikki vaadittavat dokumentit kunnossa tarkastukseen mennessä.

Työsuojelutarkastaja laatii havainnoistaan tarkastuskertomuksen. Tarkastajan on lain mukaan laadittava tarkastuskertomus viipymättä. Käytännössä työnantaja saa tarkastuskertoumuksen usein 1 kk kuluessa tarkastuksesta. Riippuen havaittujen puutteiden vakavuudesta, tarkastajalla on käytössään 4 eriasteista keinoa.

1. Vähäisempien puutteiden korjaamiseksi tarkastaja antaa kertomuksessaan toimintaohjeet.
2. Suurempien puutteiden korjaamisesta tarkastaja antaa kehotuksen, jonka noudattamista hän valvoo.
3. Mikäli tarkastaja harkitsee puutteen korjaamisen erittäin tärkeäksi, hän voi tehdä velvoittavan päätöksen ja panna sen noudattamisen tehosteeksi uhkasakon.
4. Mikäli työpaikalla on hengenvaaraa aiheuttavia puutteita työturvallisuudessa tarkastaja voi kieltää työnteon jatkamisen tai määrätä vaaran aiheuttajan käyttökieltoon.

Saatuasi tarkastuskertomuksen on viimeistään aika laittaa puutteelliset asiakirjat ja toimintatavat kuntoon. Ainoastaan tämän velvoitteen tietoisesti laiminlyömällä saattaa yrityksesi joutua seuraamusten (uhkasakon) kohteeksi.

Työsuojelutarkastus tulossa? Tee näin.

1. Tarkista onko yrityksessäsi laadittu kaikki työnantajan lakisääteiset asiakirjat
2. Arvioi puuttuvien asiakirjojen laatimiseen tarvitsemasi aika ja laske tuolle ajalle hinta
3. Harkitse käytätkö aikasi mieluummin bisneksen tekoon vai asiakirjojen kanssa painimiseen.

Mikäli haluat käyttää aikasi mieluummin bisneksen tekoon voit palkata meidät auttamaan sinua. Autamme sinua tekemään työpaikan lakisääteiset ohjelmat ja valmistautumaan työsuojelutarkastukseen.

Pakettiimme kuuluu kaikki edellä mainitut asiakirjat, minkä lisäksi autamme halutessanne tarvittavien ohjelmien toimeenpanossa työpaikalla sekä osallistumme kanssanne työsuojelutarkastukseen.

Tutustu lisää: Lakisääteiset asiakirjat.

Lisää työoikeuteen ja työnantajan velvollisuuksiin liittyviä artikkeleita löydät täältä: Työnantajan velvollisuudet ja HR.