Henkilöstöannin suunnitteluun on tarjolla vielä 2023 aikana yrityksille 75% tuettu ELY-keskusten tarjoama yrityksen kehittämispalvelu. Vuoden lopussa poistuva tuki kannattaa hakea, jos olet suunnittelemassa henkilöstöantia.
Henkilöstöannin suunnittelu ja viestintä
Henkilöstöannin hyvä suunnittelu on edellytys sen onnistumiselle. Asiantuntijan käyttäminen säästää rahaa ja antaa edellytyksen projektin onnistumiselle.
Henkilöstöannin suunnittelu alkaa keskustelulla yrityksen ja sen omistajien päämääristä. Tämä auttaa määrittelemään mitä oikeuksia ja velvollisuuksia järjestely työntekijöille synnyttää. Keskusteluissa käydään läpi sekä osakkeen omistajan taloudellisiin, että äänivaltaan liittyviä omistajan oikeuksia.
Tämän pohjalta voidaan laatia suunnitelman päälinjat, joilla yhtiön hallitus voi lähteä rakentamaan sitouttamisohjelmaa. Hyvä juristi auttaa määrittelemään huomioon otettavat muuttujat. Pieneltä tuntuvat muutokset voivat vaikuttaa kokonaisuuteen yllättävillä tavoilla. Työntekijöiden, muiden omistajien ja yrityksen toiminnassa pienetkin muutokset järjestelyn ehtoihin saattavat kertautua vuosien aikana. Vaikutus voi muttaa yhtiön kykyä pitää kiinni osaavista työntekijöistä ja kannustaa heitä tekemään työtä yrityksen hyväksi. Pahimmillaan huonosti muotoiltu osakekannustinohjelma voi kannustaa työntekijät jättämään yrityksen.
Kun sopiva järjestelymalli on löydetty, on aika arvioida sen verovaikutuksia. Eri malleja verotetaan eri tavalla ja eri aikaan. On tärkeä löytää myös malli, joka mahdollistaa kaikkien haluttujen työntekijöiden osallistumisen järjestelyyn. Usein työnantaja tarjoaa lainajärjestelyä työntekijöille joko yhtiön antamalla lainalla tai yhtiön neuvottelemalla pankkilainalla.
Varsin aikaisessa vaiheessa on tarpeen tietää minkä arvoinen yritys on. Prosenteista keskustelun sijasta henkilöstöjärjestelyissä on hyvä käyttää euroja ja osakemääriä. Hyvä juristi auttaa rakentamaan tasapainoisen ja helppokäyttöisen arvostusmallin osakkeille sekä ennen antia, että käytettäväksi myös tilanteissa, joissa lähteviltä työntekijöiltä on oikeus lunastaa osakkeita yritykselle tai toisille osakkaille.
Henkilöstöannin järjestäminen on suunnittelun lisäksi viestintää. Valituista vaihtoehdoista ja ratkaisuista on hyvä informoida osakkaita, hallitusta, toimitusjohtajaa ja lopulta henkilöstöä. Tämän lisäksi lainsäädäntö edellyttää, että rekisteriviranomaisille toimitetaan rekisteröitäväksi tieto järjestelystä. Tämä tarkoittaa, että eri tasoisia valmistelevia palavereita, niiden aineistoja, päätösehdotuksia, pöytäkirjoja ja allekirjoitettavia sopimuksia syntyy melkoinen määrä.
Henkilöstöannin järjestämisen eri vaiheet edellyttävät paitsi yrityksen päättäjiltä työaikaa, niin myös kalenteriaikaa parista kuukaudesta jopa kuuteen kuukauteen. Nopeimmillaankin annin järjestämiseen on syytä varata kuukauden verran aikaa.
Järjestelyn läpiviemisessä auttaa, että sen suunnittelussa ja toteuttamisessa on apuna kokenut juristi. Suunnittelussa apuna on, jos prosessi on tuotteistettu. Esimerkiksi etukäteen suunnittellut aikautaulut, läpikäytävät asiat, päätökset ja asiakirjat auttavat saavuttamaan ennalta-arvattavan ja laadukkaan lopputuloksen.
Henkilöstöannin toteutus: Asiakirjat ja päätöksenteko
Henkilöstöantiin liittyy suunnittelun ja viestinnän lisäksi iso joukko laadittavia asiakirjoja:
- Mikäli henkilöstöstä tulee osakkaita, yrityksen on hyvä laatia tarkoitukseen sopiva osakassopimus.
- Optio- tai osakeannin merkitsemiselle tulee laatia kirjalliset ehdot, joissa työntekijöille on kerrottu, millä ehdoin osakkeiden tai optioiden oikeuksia voi merkata ja käyttää.
- Yhtiökokouksen tulee hyväksyä annettavat osakkeet tai optiot kokouksessaan.
- Tyypillisesti hallitus toimii toimeenpanevana tahona järjestelyissä. Näiltä osin myös hallituksen kokousten ja niiden pöytäkirjojen tulee täyttää lain ehdot.
- Usein järjestelyn asiakirjat tulee rekisteröidä ja niiden sisältö on sen vuoksi täytettävä rekisteröinnin edellytykset. Tässä juristin asiantuntemus ja kokemus auttaa rekisteröinnin saamiseksi kerralla oikein.
